【EC事業者向け】受注メールの作成ポイント7選！すぐに使えるテンプレートも紹介

受注メールとは、ネットショップで注文があった際に購入者へ送信するメールのことで、注文受付確認や入金の確認、配送のお知らせなど、複数回送ることが多いです。。

購入者が注文した際に、Amazonや楽天市場などシステムから自動送信されるメールと、、店舗から直接購入者へ送信するメールの2種類があり、EC事業者の方は後者を作成する必要があります。

ネットショップでは購入者が安心して買い物できるよう、受注状況に応じて適切な内容のメールを送ることが大切です。しかし、あまりメールを作成した経験がないと「この文章を送信しても大丈夫だろうか？」と不安に思う方もいるのではないでしょうか。

本記事では、受注メールのテンプレートや作成するポイントを紹介します。

購入者からの印象を良くしてリピートにつなげたい
受注メールのテンプレートを活用して、業務を効率化したい

上記の方は、ぜひ参考にしてください。

受注メールに含めるべき内容

受注メールの書き方に決まりはありませんが、以下の構成で作成するのが一般的です。

件名：メールの内容
ヘッダー：購入者の名前
リード文：本文に入る前の挨拶
本文：メール毎の詳細
フッター：自社のコンテンツ

メールを送信するシチュエーションによって含める内容を変えつつ、上記の構成に沿って文面を記載すれば読みやすい文章になります。

たとえば、受注後に注文内容の誤りがないか確認する「サンクスメール」を送信する際は、お礼の言葉や注文情報を記載します。

購入者におすすめしたい商品がある場合は、メールの内容を記載し終えたあとに、フッター部分に含めて宣伝するのもおすすめです。

すぐに使える受注メールのテンプレート

「適切な文面がわからない」という方は、テンプレートを活用して受注メールを送信しましょう。

本章では、以下の5つのテンプレートを紹介しますので、参考にしてみてください。

サンクスメール
受注承認メール
入金確認メール
注文自動キャンセルメール
重複注文の確認メール

サンクスメール

サンクスメールとは、購入者が商品を注文した直後に送信するメールです。
注文に対するお礼とともに、注文情報に誤りがないか確認してもらう役割があります。

以下がサンクスメールのテンプレートです。

件名：（ECサイト名＋ショップ名）｜ご注文ありがとうございます

[本文]

（購入者の名前）様
この度は（ショップ名）をご利用いただき誠にありがとうございます。
下記の通りご注文を承りましたので、内容のご確認をお願いいたします。

——————————————-
【注文内容】
ご注文番号：（注文番号）
ご注文日時：（日付）
ご注文者：（購入者の名前）様
商品名：（商品名）
価格：（単価）円
注文数：（注文数）個
小計：（上記の合計金額）円
送料（税込）：（送料）円
合計金額：（送料を含めた合計金額）円
ポイント利用：（◯ポイント）
——————————————-
【決済方法】
決済方法にあわせたテンプレートを用意しておくと、それぞれに必要な情報を差し込んだ内容で送れます。銀行振込の場合は、銀行名や口座番号を入れたり、代引きの場合は「配送時にお支払いください」と記載したりしましょう。
——————————————-
【商品のご送付先】
〒（郵便番号）
（住所）
（購入者の氏名）様

【お問い合わせ先】
（ショップ名）
メール：（自社のメールアドレス）
電話：（自社の電話番号）
受付時間：（受付時間）

受注承認メール

受注承認メールとは注文された在庫を確認して、商品の発送が可能なことを伝えるためのメールです。
記載する内容として、主に注文内容と決済方法があります。
決済方法ごとにテンプレートを紹介していますので、参考にしてみてください。

件名：（ECサイト名＋ショップ名）｜ご注文ありがとうございます

[本文]

（購入者の名前）様
この度は（ショップ名）をご利用いただき誠にありがとうございます。
お客様よりご注文をいただいた（商品名）の在庫確認が完了しましたので、本メールにてご注文を正式に承ります。
つきましては、注文内容を再度お確かめのうえ、ご指定いただいた下記のお支払い方法でご入金ください。
ご不明点やご注文内容に誤りがある場合は、お手数ですが下記に記載の連絡先までお問い合わせください。
——————————————-
【注文内容】
ご注文番号：（注文番号）
ご注文日時：（日付）
ご注文者：（購入者の名前）様
商品名：（商品名）
価格：（単価）円
注文数：（注文数）個
小計：（上記の合計金額）円
送料（税込）：（送料）円
合計金額：（送料を含めた合計金額）円
ポイント利用：（◯ポイントorなし）
——————————————-
決済方法

【代引き決済の場合】
商品を受領しましたら、合計金額を配達員にお支払いください。

【コンビニ決済の場合】
お近くのコンビニエンスストアのレジにて、
ご注文コードを提示のうえ合計金額をお支払いください。
※手数料につきましては、お客様負担となりますのでご了承ください。
ご入金を確認次第、発送の手配をさせていただきます。

【銀行振込の場合】
合計金額を、下記の銀行口座にお振込みいただきますようお願いいたします。
銀行名：（銀行名）銀行
支店名：（支店名）支店
口座種別・番号：（口座種別）（口座番号）
口座名義：（口座名義）
※ご入金を確認次第、発送の手配をさせていただきます。

【後払い決済の場合】
後払い決済でお振込みを行うお客様は、決済会社の審査がございます。
※審査の承認がおり次第、発送の手配をさせていただきます。

【クレジットカード決済の場合】
指定していただいたクレジットカード会社より、
合計金額を後日ご請求いたします。

【ID決済・キャリア決済の場合】
ID決済をご登録しているクレジットカード会社、または携帯電話会社に
合計金額を後日ご請求いたします。
——————————————-

【お問い合わせ先】
（ショップ名）
メール：（自社のメールアドレス）
電話：（自社の電話番号）
受付時間：（受付時間）

入金確認メール

入金確認メールとは、銀行振込やクレジットカード決済など前払いをした購入者に対し、入金が完了した旨を伝えるメールです。

以下が入金確認メールのテンプレートです。

件名：（ショップ名）ご入金ありがとうございます

[本文]

（購入者の名前）様
先日は（ショップ名）をご利用いただき誠にありがとうございました。
お客様からのご入金を、本日以下のとおり確認いたしました。
——————————————-
ご注文者：（購入者の名前）様
入金日時：（入金日時）
商品名：（商品名）
注文数：（注文数）個
ご入金額：（送料を含めた合計金額）円
——————————————-
上記の注文内容で商品の発送手配を開始いたします。
ご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお気軽にお問い合わせくださいませ。

【お問い合わせ先】
（ショップ名）
メール：（自社のメールアドレス）
電話：（自社の電話番号）
受付時間：（受付時間）

注文キャンセルメール

注文キャンセルメールとは、購入者からの入金が期日までに行われず、注文がキャンセルされた場合に送信するメールです。

注文のキャンセルは喜ばしい事態ではありませんが、次回のリピートに繋げるためにも購入者へ配慮のあるメールを心掛けましょう。

以下が注文キャンセルメールのテンプレートです。

件名：（ECサイト名＋ショップ名）ご注文のキャンセルについて

[本文]

（購入者の名前）様
この度は（ショップ名）をご利用いただき誠にありがとうございます。
以下のご注文内容に関しまして、
お支払い期限までにお客様からのご入金を確認できませんでしたので、
ご注文は一旦キャンセルとさせていただきます。

——————————————-
【注文情報】
ご注文番号：（注文番号）
ご注文日時：（日付）
ご注文者：（購入者の名前）様
商品名：（商品名）
価格：（単価）円
注文数：（注文数）個
小計：（上記の合計金額）円
送料（税込）：（送料）円
合計金額：（送料を含めた合計金額）円
支払方法：（支払い方法）
——————————————-
ご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお問い合わせください。
（購入者の名前）様の、またのご利用を心からお待ちしております。

【お問い合わせ先】
（ショップ名）
メール：（自社のメールアドレス）
電話：（自社の電話番号）
受付時間：（受付時間）

重複注文の確認メール

重複注文の確認メールとは、1日に同じ商品を複数回発注している購入者に対し、誤って注文していないか確認するためのメールです。

ネットショップの操作に慣れていない購入者の場合、誤って重複注文してしまうケースは少なくありません。

もし商品を送った後に重複注文だと発覚した場合、返品対応の手間が発生する可能性があるため、念のため確認メールを送信しましょう。

以下が重複注文の確認メールのテンプレートです。

件名：（ECサイト名＋ショップ名）重複注文のご確認

[本文]

（購入者の名前）様
この度は（ショップ名）をご利用いただき誠にありがとうございます。
以下の注文が複数回にわたり当店へ届いております。
——————————————-
【注文内容】
商品名：（商品名）
注文日時（1回目）：（1回目の注文日時）
注文数（1回目）：（1回目の注文数）
注文日時（2回目）：（2回目の注文日時）
注文数（2回目）：（2回目の注文数）
合計注文数：（合計の注文数）
——————————————-
大変恐縮ですが、もしご注文が重複していましたら、
一度キャンセルいただき、再度ご購入の手続きをお願いいたします。
購入画面の操作方法でご不明な点がございましたら
下記に記載の連絡先までお問い合わせください。

【お問い合わせ先】
（ショップ名）
メール：（自社のメールアドレス）
電話：（自社の電話番号）
受付時間：（受付時間）

受注メールのポイント5選

受注メールの送信は、購入者が受ける印象に大きく影響します。次回も自社のネットショップを利用してもらえる可能性が高くなるだけでなく、レビューの評価にもつながるため重要です。

本章では、受注メールを送信する際に役立つ5つのポイントを紹介します。

受注メールの送信は翌営業日までに送る
読みやすい文章を意識する
迷惑メールと区別しやすくする
文字化けに気を付ける
受注管理システムで効率化する

ネットショップのサービスの品質向上にもつながりますので、ぜひお読みください。

受注メールの送信は翌営業日までに送る

受注メールは、購入者が注文や入金などの行動を起こしたらすぐに送信しましょう。

たとえば、サンクスメールは商品が注文された翌営業日まで、入金確認メールは入金された翌営業日までに送信するのがおすすめです。

受注メールが遅ければ「本当に注文できているのか？」「違う場所に入金したのかもしれない」と、購入者を不安にさせてしまいます。

購入者の不安を軽減して、心地よく商品を購入してもらうことで、次回も自社のサービスを利用してもらえる可能性が高くなります。

受注メールを迅速に送信するためにも、今回紹介したテンプレートを活用しましょう。

決済方法ごとにメールを作成したり、リピーター向けに内容を変更したりするなど、テンプレートを複数用意することで、よりスピーディ―に送信できます。

読みやすい文章を意識する

購入者の負担がかからないよう、できる限り読みやすい文章を作成しましょう。

読みやすい文章を書く方法として、以下のようなものがあります。

読みやすい文章を書く方法	具体例
一目でわかる件名にする	【（ECサイト名＋ショップ名）｜ご入金ありがとうございます】
本題を冒頭で伝える	お客様よりご注文をいただいた（商品名）の在庫確認が完了しましたので、本メールにてご注文を正式に承ります。
記号を使ってセクションごとに区切る	以下の内容で注文を承りました。 ——————————————— 【注文内容】

また、現在はスマホでネットショップを閲覧する購入者が大多数のため、スマホユーザーが見やすいように改行や文字数を意識することも大切です。

パソコンでメールを作成する際は、送信前に自分のスマホを使ってメールの文面に違和感がないか確認しましょう。