ネットショップを開店し、お店が軌道に乗ってくると、販路拡大のために出店店舗を増やすショップ様も多いと思います。しかしながら、店舗数が増えることにより、売上アップも期待できますが、同時に受注管理が煩雑化しコスト増の懸念も発生します。近年では、複数店舗展開されている店舗様では、一元管理システムを導入されているショップ様がほとんどです。
「導入編」、「受注管理編」の記事に続き、今回は受注管理の「自動化」に注目してお話したいと思います。
「自動化」と聞くと、どのような機能を思い浮かべるでしょうか。
自動でいろいろやってくれるのだろうけど、どうやって？どこまでできるの？と気になる方も多いと思います。最初から、うちの商材は自動化に向いていないだろう、と諦めている方はいませんか？
今回は、受注管理の「自動化」について考えていきたいと思います。
目次
- 自動化とは？自動化はなぜ必要？
- 自動化の種類
- ［全自動］受注から出荷まですべての処理が自動
- ［部分自動］自動化したい処理と手動で確認したい処理を分ける
- メリット・デメリット
- 全自動のメリット・デメリット
- 部分自動のメリット・デメリット
- お店の運用に合ったシステムを導入しよう
１．自動化とは？自動化はなぜ必要？
受注管理システムには、「自動化」を取り上げているサービスが多くあります。
「自動化」とは、その名の通り自動で処理を実行してくれる機能のことを指します。
例えば、受注データをECサイトからシステムに取り込む必要がありますが、この「受注取込」機能だけでも、１．CSVデータからの取込、２．ボタンをクリックすることによる手動取込、３．自動で取込、これだけの方法があります。３がここで言う自動化です。
ECサイトに注文が入ったら自動でシステムに受注データを取り込みます。スタッフの手を煩わせることなく自動で受注データがシステムに取り込まれるため、やりたいときにすぐに作業を始められる状態となるわけです。これは受注取込の1例であり、受注取込から出荷まで全自動で行えるシステムもありますし、部分的に自動実行できるシステムもあります。近年は翌日配送も珍しくない時代となっており、いかにコストや時間をかけずにスムーズに出荷できるかということがとても重要です。その中で自動化は欠かせない機能と言えるかもしれません。
２．自動化の種類
自動化と言っても、サービス提供会社によって、その仕様はさまざまです。
前述の通り、受注取込から出荷まですべて自動で行えるシステムもあれば、部分的に処理を自動実行するシステムもあります。今回は、この「全自動」と「部分自動」のシステムの違いについて説明します。
［全自動］受注から出荷まですべての処理が自動
ECサイトから受注データをシステムに取り込み、メール送信、決済処理（後払い）、帳票作成、出荷処理まで、すべて自動で行います。システムにより細かい仕様は異なりますが、だいたいの場合、全自動で処理を行うために予め条件などを細かく設定することで自動化を実現しています。受注処理をすべてシステムが行ってくれるわけなので、その分、販促活動にコストをまわすことが可能になります。
［部分自動］自動化したい処理と手動で確認したい処理を分ける
全自動ではなく、処理を部分的に自動化します。
例えば、受注データはステータスごとに管理されており、特定のステータスに注文データが移動するとメールが自動で送信されたり、それとは逆に、自動処理の一連の流れの中で、途中で特定のステータスに振り分けられた注文データは自動処理を中断し手動処理に移行されたり、すべての処理を全自動で実行するのではなく、自動と手動をうまく使い分けて利用します。（これは一例のため、システムによって自動や手動のトリガーは異なるのでご注意ください）
３．メリット・デメリット
お店の運用によって、全自動と部分自動のどちらの方が適しているかは異なるため、しっかりとメリット・デメリットも確認しておく必要があります。
ここにあげているものは一例のため、この限りではありません。
しっかりとお試し利用期間中に、機能を確認することをお勧めします。
［全自動］メリット・デメリット
メリット
- 24時間自動で出荷処理まで実行されるため出荷が早い
- 受注処理を行うスタッフのコストを大幅に削減できる
- 人的ミスを削減できる
デメリット
- 全ケースの自動処理の設定を行う必要があるため利用開始までに時間がかかる
- 目視確認したいケースがあっても対応が難しい
- 倉庫と連携しなければ自動出荷には対応できない
- 比較的価格が高い
［部分自動］メリット・デメリット
メリット
- 名入れなど、受注後に作業が必要な商材などに柔軟に対応できる
- 受注後の購入者の要望にも対応でき、手厚いサービスを提供できる
デメリット
- 休業日の対応ができない
- 人的ミスが発生する可能性がある
- 手動作業を行うスタッフのコストがかかる
４．お店の運用に合ったシステムを導入しよう
自動化のメリット・デメリットについてはだいたい把握できたでしょうか？
自動化できるのであれば、全自動の方が良いのではないか？と考えがちですが、全自動の良さもあれば部分自動の良さもあります。
また、部分自動が可能なサービスでも設定方法によっては全自動が可能なサービスもあります。どの処理を自動化したいのか、または、最初から全自動に切り替えるのはリスクがあるため段階的に切り替えたいというオーナー様もいらっしゃると思います。１つのシステムを試して決めるのではなく、複数システムを平行してお試し利用し、比較するのもよいかもしれません。
「速販UX」は、部分自動に対応している一元管理システムです。
受注取込も、自動取込か手動取込かを選択することができ、柔軟に対応することが可能です。
事前に行わなければならない設定も簡単で、その日のうちにサービスをお試しすることができます。
また、速販UXに関する資料請求やお見積などは、下記よりお気軽にお問い合わせください。