システムの導入は大変・・・

新しくシステムを導入する場合、かなりの労力を使います。
多くの課題も伴いますが、それは同時に効率化や業務改善のチャンスとも考えられます。
いちから構築することもあれば、ある程度できあがったものを自社にあわせて構築する、パッケージ化されたシステムを導入する、など様々なパターンがあります。 一般的に導入するまでに直面する課題をいくつか挙げてみます。

システム導入で考えられる課題

（１）要件定義の複雑さ

基本的に導入するシステムが目的を達成するためには、解決するべき課題を明確にして、その課題を解決するために必要な機能や性能、条件を明確に定めることです。
導入するシステムの規模が会社全体なのか、1つの組織なのか、によっても変わりますが、 関係者が多くなるほど、調整には時間と労力が必要です。

（２）コストと予算管理

システム導入には、開発費用や初期費用、運用費用がかかります。安価に導入できても、運用で費用がかさむ、というケースもあります。導入から運用まで、どのくらいのコストがかかるのか費用対効果の判断がポイントです。

（３）ベンダー選び

いちから構築する場合は、開発会社を選択する必要がありますが、非常に多くの会社から決めることは簡単ではありません。専門知識があり、信頼できる人や会社に相談するなど慎重に進める必要があります。
パッケージ化されたシステムも、自社の運用に合う、合わないなど、試してみないとわからないこともありますので、後々を考えてこちらも納得してから導入することが基本です。

（４）従業員の理解

新しいシステムの導入や切り替えは、従業員の作業習慣を変えることになります。
通常の業務をこなしながら、新しいシステムも覚えるわけです。 システムの導入や切り替えについては、従業員に対してどれだけ効率的になるのか、便利になるのか、導入時の研修やサポート面等、理解を得る必要があります。

（５）移行時のデータの扱い

既存のシステムから移行する場合は、既存のデータを新しいシステムに移行できるのか、こちらも気になるところです。おそらくデータには大事な情報が含まれていますから、可能であればデータを移行しておく方がよいでしょう。 移行が難しい場合、CSVファイルなどなんらかの形で、データ出力が可能ならばしておく方がよさそうです。

（６）システムの安定性・信頼性

多くの場合、システムは問題なく稼働することでしょう。
ただし、システムに「絶対大丈夫」ということはないのです。想定外のトラブルが起きた時に、影響を最小限にするための対策は考えておいた方がよいです。

課題をまとめると・・・

普段、当たり前のように業務をしていると、改善点や非効率な作業など気がつかないことが多いものです。冷静な判断ができる第三者の目で現状を分析することは重要で、価値があることといえます。
外部の専門家に依頼することは費用もかかりますし、信頼できるかどうかの判断も難しいかもしれません。
しかし、いったん導入した業務用のシステムは、入れ替えることもそうはありませんので、納得できるところまで掘り下げて考えることは大事なことなのです。
1社だけでなく、複数の会社に相談してみることもよいかもしれません。

では、どうすればよい？

システム導入に際して、いちから開発するスクラッチ開発を行うか、パッケージソフトを導入するか、という選択肢があります。スクラッチ開発の場合は、オーダーメイドなので自由度は高いですが、コストと時間が必要になります。
それに対し、パッケージソフトとは、あらかじめ特定の用途や目的に対応するよう開発されたソフトウェア製品であり、通常、多くのユーザーが共通して必要とする機能が用意されていて、すぐに利用可能な形で販売されています。例えば、オフィス系のソフトウェアでは、Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）
デザイン系では、Adobe Photoshop、Illustratorなどもありますし、他にも顧客管理や、営業支援、会計、人事など、様々なジャンルのソフトが用意されています。

（１）パッケージ化されたサービスの種類

大きく２種類に分かれます。
■パソコンにインストールして利用するもの（インストール型）
■ソフトウェアやアプリケーションをインターネット経由で利用するもの（ASP型）

最近はASP型が主流で、ソフトウェアをインストールする必要がなく、ブラウザを通じてサービスを利用できます。月額料金や使用量に応じた課金モデルが一般的で、特に中小企業やスタートアップ企業にとっては、導入のハードルが低く、運用が簡単な点で魅力的です。
これにより、初期導入費用を抑えたり、メンテナンスの手間を軽減することが可能になります。
製品も様々で、一例として店舗向けに売上やシフト作成を含めた勤怠管理をするサービスや、ECサイトを構築、運営できるものもあります。

（２）メリット・デメリット

それぞれのメリットとデメリットを一部、挙げてみると、
■パソコンにインストールして利用するもの（インストール型）
＜メリット＞
・オフラインで利用するため、インターネット環境がなくても作業できる
・データは手元のパソコンに保存するため、セキュリティ面で安心感がある
・ニーズに応じて、機能の追加、変更がしやすいため、カスタマイズしやすい
＜デメリット＞
・アップデートやセキュリティ対策などは自分でしなければならない
・インストールしたパソコンでのみ利用できるため、不便さが残る
・パソコンのスペックによって制限があったり、壊れた時のリスク

■ソフトウェアやアプリケーションをインターネット経由で利用するもの（ASP型）
＜メリット＞
・インターネット環境があれば、どこでもアクセスできる
・ソフトウェアは常に最新の状態で利用できる
・利用ユーザーの数に制限がないことが多い
＜デメリット＞
・オンラインで利用するため、通信環境が悪いところでは安定性に欠ける
・データがクラウドにあるため、情報漏洩などのリスクはある
・カスタマイズ性が限られるため、特定のニーズに対応が難しいことがある

（３）パッケージ化サービスの一例

最後にパッケージソフトの一例として、ネットショップの注文や在庫の管理をまとめて一元管理するシステムをご紹介します。
ECの一元管理システムは世の中に数多くありますが、初心者でも使いやすいという「速販」は、
導入が簡単： マスターデータの準備が不要で、すぐに利用を開始できる
多機能性： 受注管理、在庫管理、商品管理など、店舗運営に必要な基本機能が揃っている
自動化の柔軟性： 必要な部分だけを自動化できるため、運営スタイルに合わせられる

このような特徴があります。他にも、パソコンにインストールして利用しますが、データはクラウドに保存する、というインストール型とASP型の長所を併せ持つ、ということも特徴です。
また、マスターデータの準備は相当な作業ですが、なくても始められるとは、スピード感もあります。
導入の流れとしては、公式サイトから無料お試しを申し込み、システムをインストールして設定を行う形になります。また、サポートも充実しており、初めての方でも安心して始められます。

誰でも標準的に使えるパッケージソフトですが、運用にあわない、やりたいことがどうしてもできない・・・など限界があることも事実です。
運用を変更したり、少し工夫してみる、といったことも必要かもしれません。
費用と時間をかければ思い通りのシステムが構築できますが、多くの場合パッケージ化されたサービスを導入することが多そうです。

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